PRIVACY BELEID VAN CAROLINE BISS

 

 

1. Jouw privacy is belangrijk

2. Jouw recht op privacy

3. Waarom willen we jouw persoonsgegevens verwerken?

4. Welke persoonsgegevens verwerken we van jou?

5. Over het delen en het bewaren van jouw persoonsgegevens

 

 

1. Jouw privacy is belangrijk

Jouw privacy is belangrijk voor ons. We willen jouw persoonsgegevens op een integere, wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In dit document, ons privacy beleid, leggen we je uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip verwerking omvat o.a. verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of ze op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen.

We hebben het hier over jou als (toekomstige) klant van ons bedrijf, als een begunstigde of een persoon van een andere organisatie of bedrijf die met ons in contact staat.

1.1. Vooraf

We raden je aan om dit document goed te lezen zodat je weet waarom en waarvoor we jouw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vind je jouw rechten en hoe je deze kan uitoefenen.

We kunnen ons privacy beleid aanpassen. De meest recente versie is terug te vinden op onze website https://www.caroline-biss.com.

Wens je meer informatie over de privacy wetgeving in België dan kan je terecht op de website van de privacy commissie www.privacycommission.be.

Op de link http://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=NL. kan u de volledige Europese verordening over de bescherming van jouw persoonsgegevens raadplegen.

1.2. Wie verwerkt jullie gegevens? Wie zijn we?

Caroline NV is de moedervennootschap van een groep van vennootschappen die gezamenlijk eigenaar zijn van het merk Caroline Biss, de Caroline Biss winkels en de webshop. De groep is actief in Europa met eigen winkels in België , Nederland, GH Luxemburg en Duitsland.

Dit privacy beleid geldt voor alle vennootschappen binnen de groep, zijnde:

  • De NV Caroline NV, BTW BE 0400.278.715, RPR Gent, Afdeling Dendermonde, Kouterbaan 44, 9280 Lebbeke, België
  • De NV CETEX NOORD, BTW BE 0433.143.897, RPR Gent, Afdeling Dendermonde, Kouterbaan 44, 9280 Lebbeke, België
  • De NV CETEX SUD, BTW BE 0560.708.993, RPR Gent, Afdeling Dendermonde, Kouterbaan 44, 9280 Lebbeke, België
  • De SA CETEX LUXEMBOURG, RCS (Handelsregister) B44919, rue Philippe II, 26, L-Luxembourg, Grand-Duché de Luxembourg
  • De BV CETEX NEDERLAND, KvK (Handelsregister) 34120226, P.C. Hooftstraat 113, 1071 BR AMSTERDAM, NEDERLAND
  • De GmbH CETEX DEUTSCHLAND, HRB78343 DÜSSELDORF (Handelsregister) Grabenstr. 10, 40214 Düsseldorf, DEUTSCHLAND


Voormelde vennootschappen zijn de gezamenlijke verantwoordelijken voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, waarbij de Caroline NV de eindverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is en derhalve ook jullie contactpersoon.

  • NV Caroline NV, BTW BE 0400.278.715, RPR Gent, Afdeling Dendermonde Kouterbaan 44, 9280 Lebbeke, België


Wanneer we in dit beleid verwijzen naar “Wij”, “Onze”, “Caroline Biss”, verwijzen we duidelijk naar de groep van vennootschappen, zoals hierboven uit de doeken gedaan.

1.3. Hoe kan je ons bereiken?

Als je vragen hebt over jouw privacy of je wil jouw privacy-instellingen aanpassen of je recht uitoefenen dan kan je ons bereiken op de volgende manieren:

Caroline NV heeft een Data Protection Officer (DPO) aangesteld. Onze DPO kan je ook altijd contacteren op het bovenstaand postadres en/of e-mailadres.

1.4. De leidende toezichthoudende autoriteit van Caroline Biss

Voor de groep van vennootschappen Caroline Biss is de Belgische toezichthoudende autoriteit de leidende autoriteit:

  • Gegevensbeschermingautoriteit
  • Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
  • +32 (0)2 274 48 00 / Contact@apd-gba.be

2. Jouw recht op privacy

Je hebt heel wat rechten bij de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wanneer Caroline Biss jouw toestemming vraagt dan kan je die toestemming altijd intrekken.

De uitvoering van jouw rechten in onze systemen en procedures gebeurt uiterlijk 30 dagen nadat wij uw aanvraag hebben ontvangen. Mocht om één of andere reden deze termijn niet kunnen gehaald worden dan informeren wij u voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode.

2.1. Je mag jouw persoonsgegevens inzien

Je hebt het recht om inzage te krijgen van de persoonsgegevens die wij over jou verwerken, de doelstelling van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt.

Je kan in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan automatische besluitvorming te doen en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen.

De gevraagde informatie bezorgen we je schriftelijk of elektronisch binnen een redelijke termijn.

2.2. Je kan je gegevens laten verbeteren/vervolledigen

Het kan gebeuren dat de gegevens die we van jou verwerken niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens. Bij voorkeur stellen we je voor om deze aanpassing via onze website uit voeren.

2.3. Recht op het wissen

Als je denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan kun je vragen om deze persoonsgegevens te laten wissen.

Wanneer dit gerechtvaardigd is, kan Caroline Biss dit verzoek tot het wissen van jouw persoonsgegevens weigeren. Voorbeelden zijn een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens, het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

2.4. Recht op het beperken van persoonsgegevens

Je kan ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken wanneer je vermoedt dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is of indien je niet akkoord bent dat we de gegevens verwerken onder ons gerechtvaardigd belang (zie artikel 3.3).

Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude, wanbetalingen.

2.5. Recht om bezwaar in te dienen

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, de belangen van een derde behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

2.6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je kan ons vragen om de persoonsgegevens die je aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen.

2.7. Recht om klacht in te dienen

Ga je niet akkoord met ons standpunt dan kan je je richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan daar ook een klacht neerleggen. De contactgegevens vind je hierboven onder 1.4

2.8. Identificatie van de aanvrager

Je kan de uitvoering van jouw rechten op de verwerking van je persoonsgegevens uitoefenen mits een schriftelijk aanvraag :

  • via een brief op het adres Kouterbaan 44 te 9280 Lebbeke
  • per e-mail op het e-mailadres info@caroline-biss.com

Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wil laten uitoefenen. Zo kunnen we jouw aanvraag correct behandelen.

Om te vermijden dat iemand anders jouw rechten uitoefent, willen we jouw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met jouw identiteit. Dit kan door een kopie van jouw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Maak dan wel even uw pasfoto en identiteitskaartnummer (e.d.) zwart, ter bescherming van uw privacy.

Wanneer we van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijs levert, informeren wij je. We behouden ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt.

3. Waarom willen we jouw persoonsgegevens verwerken?

3.1. Caroline Biss moet wettelijke verplichtingen naleven

Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op:

  • fiscaal recht
  • handelsrecht
  • de mogelijkheid bestaat dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang.

3.2. Caroline Biss moet zijn contract met U kunnen uitvoeren

Als klant bij ons koop je onze mode-artikelen of doe je een beroep op onze diensten. Om jou een correcte uitvoering van onze overeenkomst en afspraak te waarborgen moeten wij deze contracten en afspraken administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

Dit geldt eveneens als je leverancier van Caroline Biss bent. Ook dan dienen we het contract te respecteren en moeten wij de leverancierscontracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

3.3. Caroline Biss moet als bedrijf kunnen functioneren inzake Direct Marketing en communicatie

Wij hebben als commercieel bedrijf een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens. Daarbij letten we op dat er een goed evenwicht bestaat tussen jouw recht op privacy en de gerechtvaardigde belangen van Caroline Biss. Mocht je toch nog bezwaren hebben tegen de verwerkingen onder deze basisgrond dan kan je bezwaar indienen tegen deze verwerkingen.

Caroline Biss wenst met jou, als bestaande klant, te blijven communiceren via onze nieuwsbrieven, catalogus en lookbook. Dit kan op jouw specifieke vraag of wij weten dat je interesse hebt in onze nieuwe collecties en diensten. Gezien wij tot doel hebben om jou steeds een betere service, betere artikelen aan te bieden en dit aan je willen communiceren, verwerken wij jouw persoonsgegevens voor direct marketing onder het gerechtvaardigd belang van ons bedrijf om te ondernemen. Deze informatie kan je op allerlei manieren bereiken namelijk via onze winkels, per e-mail, per post, per telefoon en op evenementen. Wij kiezen het meest geschikte kanaal dat jou zo weinig mogelijk stoort. Mocht je toch onze commerciële communicaties niet wensen te ontvangen dan kan je ons dit gewoon laten weten en zullen we je niet langer lastigvallen. Je kan dit voor al onze communicaties doen ofwel voor een van de verschillende kanalen.

3.4. Caroline Biss vraagt jullie toestemming voor Direct Marketing en communicatie

Caroline Biss wenst met jou, als nieuwe klant vanaf 25 mei 2018, te communiceren via onze nieuwsbrieven, catalogus en lookbook. Dit kan op jouw specifieke vraag of wij weten dat je interesse hebt in onze nieuwe collecties en diensten. Gezien wij tot doel hebben om jou steeds een betere service, betere artikelen aan te bieden en dit aan je willen communiceren, verwerken wij jouw persoonsgegevens voor direct marketing onder het gerechtvaardigd belang van ons bedrijf om te ondernemen. Deze informatie kan je op allerlei manieren bereiken namelijk via onze winkels, per e-mail, per post, per telefoon en op evenementen. Wij kiezen het meest geschikte kanaal dat jou zo weinig mogelijk stoort. Mocht je toch onze commerciële communicaties niet wensen te ontvangen dan kan je ons dit gewoon laten weten en zullen we je niet langer lastigvallen. Je kan dit voor al onze communicaties doen ofwel voor een van de verschillende kanalen.

Ook voor onze bestaande klanten (voor 25 mei 2018) werkt Caroline Biss naar een verwerking op basis van goedkeuring. Caroline Biss volgt hierbij een integere strategie en een transparante communicatie om jouw toestemming voor deze zelfde doeleinden te vragen en te verkrijgen gedurende een overgangsperiode die loopt tot 31 december 2021. Mocht je toch onze commerciële communicaties niet wensen te ontvangen dan kan je ons dit gewoon laten weten en zullen we je niet langer lastigvallen. Je kan dit voor al onze communicaties doen ofwel voor een van de verschillende kanalen.

3.5. Caroline Biss verkoopt jouw persoonsgegevens niet

Wij verkopen, huren of geven uw persoonsgegevens niet door aan derden voor hun eigen gebruik.

4. Welke persoonsgegevens verwerken we van jou?

4.1. Welke informatie verzamelen we van onze zakelijke relaties en voor welke doeleinden?

Onze zakelijke relaties zijn onze leveranciers, multibrand-winkels en prospecten.

Caroline Biss verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee zaken worden gedaan. Doel voor deze verwerking is het verstrekken van informatie over de artikelen en diensten, om zakelijke relaties te onderhouden en de afgesloten contracten goed te beheren zowel op administratief als operationeel vlak. Om jou te contacteren en te identificeren, voor ons multibrand-klanten- en leveranciers beheer verwerken we de volgende gegevens: naam, voornaam, e-mailadres, GSM nummer en taal, BTW nummer en financiële gegevens.

4.2. Welke informatie verzamelen we van onze particuliere klanten en voor welke doeleinden?

Onze particuliere klanten kopen onze modeartikelen in onze winkels of op onze webshop. Om jou als klant te identificeren, om mee te communiceren verwerken we volgende persoonsgegevens: naam, voornaam, adres, geslacht, telefoonnummer, gsm-nummer, taal en e-mailadres, aankopen en betaalwijze.

Om de aankopen op onze webshop voor jou gemakkelijk te houden, verwerken we zogenaamde “cookies”. Dit zijn kleine bestanden die wij op jouw harde schijf van jouw computer achterlaten. De volgende cookies gebruiken we:

  • Inhoud van jouw winkelmandje: bewaring van de gekozen mode artikelen en maten.
  • De taal die je gekozen hebt toen je de eerste maal op onze webshop hebt aangelogd.

Je kan de installatie van deze cookies weigeren door bij het gebruik van de website in het daartoe aangeboden pop-up scherm te kiezen voor “cookies weigeren”. Door deze weigering is het mogelijk dat je bepaalde functionaliteiten niet kan gebruiken.

Caroline Biss verwerkt ook jouw IP-adres wanneer je op onze website bestelt. Met dit persoonsgegeven bepalen we het land van herkomst (juiste berekening van de verzendkosten) en om jouw locatie bij te houden om een sneller resultaat te bekomen via onze store locator.

4.3. Persoonsgegevens via derde partijen

We kunnen ook persoonsgegevens, die niet opgeslagen worden in de database van Caroline NV, éénmalig verwerken via derde partijen. Die bedrijven zijn ervoor verantwoordelijk dat de betrokken persoonsgegevens rechtmatig verzameld werden.

4.4. Beelden van bewakingscamera’s worden tijdelijk opgeslagen

We kunnen camera’s gebruiken in en rond onze gebouwen en winkels. Als het om bewakingscamera’s gaat dan respecteren we de wettelijke regels. Je herkent de gebouwen onder camerabewaking aan een duidelijke zichtbare sticker.

Beeldopnames worden maximaal 15 dagen bewaard. Uitzonderingen hierop zijn:

  • als de opgenomen beelden nuttig zijn voor de bewijsvoering van een misdrijf of overlast.
  • een schade te bewijzen.
  • een dader, een getuige of een slachtoffer te identificeren.

5. Over het delen en het bewaren van jouw persoonsgegevens

5.1. Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

Wij delen jouw gegevens alleen met personen, die van ons uitdrukkelijk de toestemming hebben gekregen, indien ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren. Deze personen zullen jouw gegevens verwerken onder dezelfde grond als wij ze van je gekregen hebben.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens doen we een beroep op verschillende verwerkers. Dit zijn onze onderaannemers die in onze opdracht aan persoonsgegevensverwerking doen. Caroline Biss werkt enkel met verwerkers die dezelfde veiligheden op technisch en operationeel vlak garanderen.

Wij delen jouw gegevens verder alleen als we hiertoe door een wet of overheidsbevel worden toe verplicht.

5.2. We bewaren jouw gegevens niet oneindig

Caroline Biss gebruikt je persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is, worden de gegevens verwijderd.

Het uitgangspunt voor het bijhouden van de persoonsgegevens van onze zakelijke relaties is de wettelijke bewaartermijn.

We verwerken de persoonsgegevens van onze klanten particulieren tot op het ogenblik dat deze klant zijn account bij Caroline Biss afsluit.

De persoonsgegevens van potentiële nieuwe multibrand-winkels, de prospecten, bewaren we initieel 7 jaar. Mocht er in deze periode een contact geweest zijn tussen de prospect en Caroline Biss dan gaat vanaf dit contact opnieuw een periode van 7 jaar in.

De persoonsgegevens van bestaande multibrand-winkels, leveranciers, onderaannemers, …., bewaren we initieel 10 jaar. Mocht er in deze periode een nieuw contact geweest zijn, dan gaat vanaf dit contact opnieuw een periode van 10 jaar in.

interesse in onze nieuwsbrief?
leveringen en retourneren gratis binnen benelux & duitsland